Las facturas de compra representan los importes que nuestra empresa debe pagar a sus proveedores por los materiales o servicios recibidos.
A diferencia del pedido y del albarán, la factura tiene efectos económicos: registra una deuda con el proveedor y permite controlar su vencimiento y pago.
Iremos a:
COMPRAS → FACTURAS
Desde esta sección podremos consultar las facturas registradas y filtrarlas por estado, fecha, proveedor, número de documento o etiquetas.
También podremos exportar el listado correspondiente al periodo seleccionado cuando aparezca disponible la opción de descarga.
Es la opción recomendada cuando previamente hemos registrado la recepción del material:
Abriremos el albarán.
Pulsaremos Convertir.
Seleccionaremos Factura.
Crearemos una factura nueva o seleccionaremos una factura existente.
Revisaremos los datos y las líneas incorporadas.
La factura conservará la relación con el albarán original y este quedará tramitado cuando se haya incorporado completamente.
Si el proveedor envía directamente la factura sin un albarán previo:
Abriremos el pedido.
Seleccionaremos las líneas recibidas y facturadas.
Pulsaremos Recibir.
Elegiremos Factura de compra.
Revisaremos las cantidades y los importes.
Esta opción registra simultáneamente la recepción y la facturación de los recursos seleccionados.
Si disponemos de la factura en PDF o como imagen, podremos cargarla desde:
COMPRAS → BANDEJA DE ENTRADA
StarNapp analizará el archivo y preparará un borrador con la información reconocida. Antes de confirmarlo, revisaremos todo.
El reconocimiento automático facilita la introducción de datos, pero no sustituye su revisión.
Si no existe ningún documento previo:
Accederemos a Compras → Facturas.
Pulsaremos el botón +.
Seleccionaremos la empresa y el proveedor.
Introduciremos los datos de la factura.
Añadiremos sus líneas.
Guardaremos el documento.
Es la empresa de nuestra organización que recibe y contabiliza la factura.
Es el contacto que ha emitido la factura.
Debemos comprobar que sus datos fiscales estén correctamente registrados.
Introduciremos el número que aparece en la factura del proveedor. StarNapp no genera una numeración interna de venta para este documento.
Es la fecha de emisión indicada por el proveedor.
Indica cuándo debemos realizar el pago. Puede calcularse mediante las condiciones de pago configuradas para el proveedor o introducirse manualmente.
Permite identificar el motivo de la compra.
Por ejemplo: Repuestos y mantenimiento de HERMES.
Podemos utilizarlas para clasificar la factura y localizarla mediante los filtros del listado.
En las líneas registraremos:
Referencia y descripción.
Cantidad.
Precio unitario de compra.
Descuento.
Ajuste o recargo.
Impuesto.
Importe total.
Si la factura procede de un pedido o albarán, las líneas se copiarán automáticamente. Debemos compararlas con la factura recibida y corregir cualquier diferencia antes de emitirla.
Una misma factura del proveedor puede incluir varios albaranes.
En ese caso:
Crearemos la factura desde el primer albarán.
Al convertir los siguientes, seleccionaremos la factura ya existente.
StarNapp añadirá sus líneas y mantendrá la relación con todos los albaranes.
La factura existente no se sustituye: se amplía con las nuevas líneas.
La factura de compra afecta al stock.
Si la creamos directamente, sin un albarán previo, también estaremos registrando la recepción de los materiales incluidos.
Si el material ya fue recibido mediante un albarán, convertiremos o vincularemos ese albarán con la factura. No volveremos a introducir la misma compra de manera independiente, porque podríamos duplicar los recursos o perder la trazabilidad.
Las líneas de una factura creada directamente pueden imputarse a una orden de trabajo o tarea interna como hemos explicado en los anteriores artículos de las secciones de Compras.
La imputación asigna los recursos y sus costes al trabajo seleccionado; no vincula necesariamente toda la factura.
Si las líneas ya fueron imputadas desde el albarán, no debemos repetir el proceso en la factura.
Al registrar la factura seleccionaremos el tipo correspondiente al documento recibido. Entre las opciones disponibles pueden encontrarse:
Factura ordinaria: factura de compra habitual.
Factura simplificada: documento simplificado o ticket que cumple los requisitos correspondientes.
Factura rectificativa por diferencias o abono: corrige importes de una factura anterior.
Factura rectificativa sustitutiva: sustituye los datos de una factura anterior cuando corresponda.
Debemos elegir el tipo que figura realmente en el documento del proveedor. No utilizaremos una factura rectificativa únicamente para corregir un error de introducción cometido en un borrador.
El estado del pago es independiente del estado documental de la factura.
Podemos modificar determinados estados manualmente, pero, cuando exista un movimiento bancario, lo recomendable es conciliarlo desde Tesorería. De esta manera, StarNapp conserva la relación entre la factura y el pago real.
Cuando una factura ya se haya registrado en la contabilidad, podremos marcarla como Contabilizada.
Este estado indica que la factura ha completado su gestión contable. No significa necesariamente que esté pagada.
Por ejemplo, una factura puede estar:
Contabilizada y no pagada, si ya se registró contablemente, pero todavía no ha vencido.
Contabilizada y pagada, si además se ha conciliado su pago.
Emitida y pagada, si el pago está registrado, pero todavía no se ha marcado como contabilizada.
Si utilizamos una integración contable, comprobaremos también el resultado de su sincronización con el programa externo.
Borrador: podemos modificar los datos y las líneas.
Emitida: la factura se ha confirmado y ya forma parte del control económico.
Contabilizada: la factura se ha tratado contablemente.
Estos estados son diferentes de los estados de pago y de las etiquetas configurables.
Podremos adjuntar el PDF o la imagen recibida del proveedor para conservar el documento original junto con su registro en StarNapp.
Esto permite comprobar posteriormente los datos introducidos y facilita su consulta por parte de administración o contabilidad.
Introduciremos el número exacto de la factura del proveedor.
Revisaremos siempre impuestos, cantidades e importes.
Utilizaremos las conversiones para conservar la relación entre documentos.
No registraremos nuevamente materiales ya recibidos mediante un albarán.
No confundiremos Emitida, Contabilizada y Pagada.
Imputaremos solo las líneas destinadas a cada orden de trabajo.
Conservaremos adjunto el documento original del proveedor.
Para registrar el pago real, utilizaremos preferentemente la conciliación de Tesorería.
