Las plantillas de notas permiten guardar textos que utilizamos con frecuencia en presupuestos, albaranes, proformas y otros documentos.
Podemos utilizarlas para condiciones comerciales, aclaraciones sobre el trabajo, plazos de entrega o cualquier información que queramos añadir sin escribirla de nuevo en cada documento.
Iremos a:
AJUSTES → PLANTILLAS → NOTAS
En la parte izquierda veremos las plantillas existentes y el idioma de cada una. Al seleccionar una, podremos consultar o modificar su contenido.
Si queremos crear una:
Pulsaremos el icono + situado junto al listado de plantillas.
Completaremos la descripción, el idioma y el contenido.
Pulsaremos Crear.
Una vez guardada, la plantilla aparecerá en el listado de la izquierda.
Es el nombre interno que nos permitirá identificar la plantilla. No es necesariamente el texto que aparecerá en el documento.
Indica el idioma en el que está redactada la nota. La bandera correspondiente aparecerá junto a la plantilla para facilitar su identificación.
Si trabajamos con documentos en distintos idiomas, crearemos una versión independiente de cada nota.
Seleccionar el idioma no traduce automáticamente el contenido. Debemos redactar cada plantilla en el idioma correspondiente y elegir la adecuada al insertarla.
Es el texto que se añadirá al documento.
Seleccionaremos la plantilla en el listado.
Modificaremos su descripción, idioma o contenido.
Pulsaremos Modificar.
En caso de querer borrar la plantilla, entonces pulsaremos Eliminar.
Los cambios se aplicarán cuando volvamos a utilizar la plantilla. No se modificarán ni eliminarán las notas que ya se hayan insertado en otros documentos.
No debemos confundir ambos tipos de notas:
Notas predeterminadas de la serie: se añaden automáticamente a los documentos creados con esa serie.
Plantillas de notas: se incorporan manualmente cuando las necesitamos.
Por ejemplo, una condición que debe aparecer en todos los presupuestos debería configurarse como nota predeterminada de la serie. Una aclaración que solo utilizamos en determinados trabajos resulta más adecuada como plantilla de nota.
Las plantillas de notas se insertan manualmente.
Podemos añadir varias notas al mismo documento.
El texto insertado puede editarse sin modificar la plantilla original.
Debemos seleccionar manualmente la versión correspondiente al idioma del cliente.
Estas plantillas no utilizan los textos dinámicos disponibles en las plantillas de correo electrónico.
Una vez emitido el documento, sus notas dejan de ser editables.
