El botón CONVERTIR es el punto único de paso entre los distintos tipos de documento de venta (PRESUPUESTO, ORDEN DE TRABAJO, ALBARÁN, PROFORMA y FACTURA). En vez de crear cada documento desde cero, lo generamos a partir de otro ya existente, conservando su contenido.
Dentro de cualquier documento, el botón CONVERTIR está arriba a la derecha.
Al pulsarlo, elegimos a qué tipo de documento queremos convertirlo. Las opciones disponibles dependen del tipo de documento de origen.
Un PRESUPUESTO se puede convertir directamente en FACTURA, ALBARÁN o PROFORMA, o bien en ORDEN DE TRABAJO si antes hay que ejecutar trabajos.
Una ORDEN DE TRABAJO se puede convertir en ALBARÁN, PROFORMA o FACTURA.
Un ALBARÁN o una PROFORMA se pueden convertir en FACTURA.
Una FACTURA ya emitida solo se convierte en factura de ABONO o RECTIFICATIVA (ver Abonos y rectificativas).
Cualquiera de los cinco tipos también puede crearse suelto, sin pasar por ningún documento anterior — no es obligatorio empezar siempre por un presupuesto.
Al convertir una ORDEN DE TRABAJO en ALBARÁN, PROFORMA o FACTURA, StarNapp nos deja elegir si queremos facturar los recursos a partir del PRESUPUESTO original o a partir de la propia orden de trabajo.
Esta elección es un paso del propio asistente de conversión, no una propiedad fija del documento: podemos tener presupuesto y OT con contenido distinto, y decidir en ese momento cuál de los dos se traslada a la factura.
Cuando convertimos un documento a FACTURA o PROFORMA final, arriba a la derecha aparece el botón AÑADIR (n), con el número de documentos ya vinculados que podemos incorporar: anticipos ya facturados, albaranes o proformas pendientes de facturar.
Al pulsar AÑADIR, elegimos qué documento incorporar. El signo de la línea que se genera depende de qué estamos añadiendo:
Si añadimos un anticipo ya cobrado, se incorpora como línea negativa — se descuenta, porque ese importe ya se facturó y cobró antes.
Si añadimos un albarán o proforma con contenido pendiente de facturar, se incorpora como línea positiva — se suma, porque ese contenido todavía no se había facturado.
Es el mismo mecanismo en los dos casos: lo que cambia es si el documento añadido ya estaba cobrado o no, nunca la forma de usar el botón. Para el detalle de RESERVA y facturas de anticipo, ver Facturas.
La venta directa no es un modo especial dentro de CONVERTIR, es simplemente omitir la EMBARCACIÓN: cualquier documento de Ventas se puede crear o convertir indicando solo el CLIENTE, sin asociarlo a ningún barco.
Es útil para vender productos o servicios sueltos que no están ligados a un barco concreto — por ejemplo, en mostrador o TPV. El documento resultante se puede seguir convirtiendo con normalidad, igual que uno con embarcación.
CONVERTIR crea una relación de documento anterior/siguiente (forma parte del grafo de conversión). COPIAR no: genera un documento nuevo e independiente, sin relación con el original — son mecanismos distintos, ver Trabajar con documentos de venta.
No es obligatorio pasar por presupuesto ni por orden de trabajo: cualquier tipo de documento se puede crear también de forma independiente — ver Presupuestos.
Los costes de una venta directa se siguen contabilizando igual en los informes de rentabilidad, aunque no haya embarcación asociada al documento.
Para el mapa completo del flujo de ventas y dónde encaja cada tipo de documento, consulta Flujo de ventas.
