Antes de crear el primer documento o planificar la primera orden de trabajo, iremos a AJUSTES y dejaremos la náutica lista: datos fiscales, series, apariencia del documento, impuestos, tesorería y permisos. Si lo hacemos en este orden, los documentos saldrán con el emisor, la numeración y el IVA correctos desde el primer día, y el equipo verá solo lo que le corresponde.
Haremos clic en el nombre de la náutica, arriba del menú lateral, y abriremos AJUSTES. Veremos los bloques de esta colección: empresas, facturación, pagos, empleados, configuración, plantillas y StarNapp. El pipeline del CRM también está aquí, en CONFIGURACIÓN → CRM: Configurar el pipeline comercial.
No hace falta dejarlo todo perfecto el primer día, pero sí conviene este orden, porque cada paso alimenta al siguiente:
EMPRESAS: los datos fiscales (razón social, nombre comercial, NIF, dirección, teléfono, correo, web y logo). Es lo que encabeza presupuestos, albaranes, proformas y facturas. Lo detallamos en Configurar los datos de tu empresa.
SERIES DE FACTURACIÓN: tipo de documento, empresa emisora, formato de numeración y textos por defecto. El logo del PDF es el de la empresa asociada a la serie. Lo detallamos en Series de facturación y numeración de documentos.
APARIENCIA DEL DOCUMENTO: la plantilla visual del PDF (estándar, minimal o centrada). Lo detallamos en Preferencias de la náutica.
IMPUESTOS: impuestos por línea (IVA, suplido) y por documento (cargo, tasa, retención). Lo detallamos en Fiscalidad: impuestos.
TESORERÍA: métodos de pago (cuentas) y condiciones de pago. Lo detallamos en Tesorería: bancos, condiciones y métodos de pago.
PERMISOS: qué puede ver y editar cada puesto. Lo detallamos en Roles y permisos.
SEDES Y EQUIPOS: solo si trabajamos en varias ubicaciones o con varios grupos. Después se asignan en la ficha del empleado. Lo detallamos en Sedes y Equipos.
El resto se puede ir completando cuando haga falta:
ETIQUETAS (contactos, embarcaciones, tareas, tripulación) y, con las de TAREAS, los tipos de trabajo de la OT: Etiquetas y Categorías de tareas y de proyecto.
CATÁLOGO: categorías de referencia y almacenes, en la misma pantalla: Configurar las categorías del catálogo y Almacenes.
GESTIÓN DE AUSENCIAS: festivos y tipos de ausencia: Festivos y gestión de ausencias.
PLANTILLAS de documentos, tareas, correos y notas (también embarcaciones y contratos, en beta): Plantillas y correo electrónico.
INTEGRACIONES: índice en Integraciones: contabilidad y pasarela de pagos; detalle en Integraciones contables y Pasarela de pagos Stripe.
MIS FACTURAS (bloque StarNapp): usuarios y facturas que StarNapp nos emite a nosotros: Suscripción y facturas de StarNapp.
En el menú también aparecen TOKENS DE API y VARADEROS. No los cubrimos en esta colección.
Con esto, la configuración inicial se hace de una sentada:
Escrituras o tarjeta fiscal: razón social, NIF y domicilio social.
Logo en buena resolución (el que queremos ver en el PDF).
La última factura emitida, para continuar la numeración sin saltos ni duplicados.
Si trabajamos con asesoría: códigos de libro contable de cada serie y, si aplica, códigos de las familias del catálogo.
Cómo queremos llamar a cada puesto (operario, administración, jefe de taller…) para crear roles, no permisos persona a persona.
🔒 Disponibilidad: Algunas funcionalidades (varias empresas, sedes y equipos, integraciones contables, conexión bancaria automática) están en los planes Advance o Enterprise. En estas guías lo señalamos con 🔒. El cupo de usuarios y las facturas de StarNapp se consultan en AJUSTES → STARNAPP → MIS FACTURAS.
💡 Recomendación: No hace falta crear todas las etiquetas, almacenes o plantillas el primer día. Sí conviene no emitir la primera factura hasta tener empresa, serie, impuestos y un método de cobro.
Si un documento sale con el NIF o el logo equivocado, casi siempre es que la serie está asociada a otra empresa. Si el PDF se ve distinto (más limpio o más denso), es la plantilla visual. Si sale con el IVA que no tocaba, falta revisar el impuesto de esa línea. Si alguien ve facturas o márgenes que no debería, el ajuste está en PERMISOS, no en su ficha de empleado.
