Todo lo que escribimos más de dos veces merece una plantilla. En AJUSTES → PLANTILLAS dejaremos listos los reutilizables: documentos, tareas, correos y notas. También hay plantillas de embarcaciones y contratos (marcadas como beta): no las cubrimos en esta guía.
Iremos a AJUSTES → PLANTILLAS y elegiremos el tipo: DOCUMENTOS, TAREAS, CORREO ELECTRÓNICO o NOTAS.
Cada tipo resuelve un problema distinto:
Plantilla de documento: un presupuesto u OT tipo (invernada, 100 horas, puesta a punto) con capítulos, líneas, tareas, recursos y checklists. Al crear un documento nuevo, la importamos y solo ajustamos lo que cambia.
Plantilla de tarea: una tarea habitual con sus líneas y checklists, para no crearla desde cero dentro de cada documento.
Plantilla de correo: el email con el que enviamos un presupuesto, una factura o un recordatorio. Si el editor ofrece textos dinámicos, los insertaremos para no copiar datos a mano. Se puede redactar en el idioma del cliente y elegir si el remitente es el correo de la empresa o el del usuario.
Plantilla de nota: párrafos legales o comerciales que insertaremos en el documento con el botón de la esquina inferior derecha.
También se puede guardar como plantilla desde un documento u orden de trabajo ya montado, para no reconstruirlo capítulo a capítulo.
Crearemos las que usemos a menudo e incluiremos las tareas y recursos que lleven. Al abrir una plantilla veremos capítulos y líneas (descripción, unidades, coste, PVP). Si está vacía, el primer paso es NUEVO CAPÍTULO.
Cuando la plantilla tenga los capítulos, líneas y checklists necesarios, los reordenaremos desde el menú de la esquina superior derecha (`...`).
Crearemos las tareas que se repiten para no montarlas cada vez que abrimos un documento. En AJUSTES → PLANTILLAS → TAREAS está el listado; al abrir una, también podremos ordenar las líneas y los checklists.
Redactaremos el asunto y el cuerpo en el idioma del cliente. Elegiremos el usuario remitente por defecto: el correo principal de la empresa o el asociado a nuestra cuenta. Si el editor ofrece textos dinámicos, los insertaremos para que el mensaje salga personalizado. Si la lista está vacía, pulsaremos + para crear la primera.
💡 Recomendación: Escribiremos las plantillas de correo en los idiomas de nuestros clientes. Combinadas con los documentos multiidioma, un cliente francés puede recibir factura y email en francés sin reescribirlos cada vez. Ver Documentos en diferentes idiomas.
Crearemos tantas notas como necesitemos, en los idiomas configurados. Sirven para cláusulas, formas de pago largas o avisos que no queremos reescribir. Si no hay ninguna, el + de la esquina crea la primera.
Para insertarlas en un documento usaremos el botón de la esquina inferior derecha: se desplegarán las notas creadas y elegiremos la de ese momento.
Una plantilla de documento no emite nada por sí sola: hay que aplicarla al crear el presupuesto o la OT.
Los textos dinámicos del email solo se sustituyen si el documento tiene ese dato. Si el mensaje sale con el código crudo, falta el valor en el documento o el marcador está mal escrito.
Las notas por defecto de la serie se añaden solas a todos los documentos de esa serie. Las plantillas de nota se insertan a demanda. No son lo mismo: ver Series de facturación y numeración de documentos.
Una plantilla de tarea rellena el contenido. El tipo de trabajo de la OT se elige en ETIQUETAS al crearla: Categorías de tareas y de proyecto.
Guardar un trabajo real como plantilla es la forma más rápida de no olvidar líneas ni checklists la próxima vez.
